Unternehmensrichtlinie Datenschutz

• 1 Bedeutung, Ziel, Zugänglichkeit

(1) Diese Unternehmensrichtlinie ist die verbindliche Basis für einen rechtskonformen und nachhaltigen Schutz personenbezogener Daten im Unternehmen.

(2) Mit dieser Unternehmensrichtlinie sollen die Grundrechte und Grundfreiheiten von Betroffenen, insbesondere ihr Recht auf Schutz personenbezogener Daten gewahrt und geschützt werden.

(3) Die Unternehmensrichtlinie muss für alle Beschäftigten und leitenden Angestellten jederzeit leicht zugänglich sein.

• 2 Geltungsbereich

(1) Sie gilt persönlich für alle Beschäftigten sowie leitenden Angestellten der Reif Bauunternehmung GmbH & Co. KG, Hohlohstr. 9, 76437 Rastatt.

(2) Die Gebote und Verbote dieser Unternehmensrichtlinie gelten für jeglichen Umgang mit personenbezogenen Daten, unabhängig ob dieser elektronisch oder in Papierform vonstattengeht. Ebenso beziehen sie alle Arten von Betroffenen (Kunden, Beschäftigte, Lieferanten etc.) in ihren Geltungsbereich ein.

• 3 Begriffsbestimmungen

(1) Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Betroffener). Kundendaten gehören dabei ebenso zu den personenbezogenen Daten wie Personaldaten von Beschäftigten. Beispielsweise lässt der Name eines Ansprechpartners ebenso einen Rückschluss auf eine natürliche Person zu, wie seine E-Mail-Adresse. Es genügt, wenn die jeweilige Information mit dem Namen des Betroffenen verbunden ist oder unabhängig hiervon aus dem Zusammenhang hergestellt werden kann. Ebenso kann eine Person bestimmbar sein, wenn die Information mit einem Zusatzwissen erst verknüpft werden muss, so z. B. beim Autokennzeichen. Das Zustandekommen der Information ist für einen Personenbezug unerheblich. Auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten darstellen.

(2) Besondere Arten personenbezogener Daten sind Informationen, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen sowie eine eventuelle Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen kann sowie genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben bzw. der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

(3) Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

(4) Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

(5) Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

(6) Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

(7) Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

(8) Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

(9) Eine Einwilligung des Betroffenen ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der der Betroffene zu verstehen gibt, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

• 4 Datenschutzorganisation

(1) Das Unternehmen hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: datenschutz@reif-bau.de .

(2) Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO sowie anderer gesetzlichen Vorgaben, einschließlich der Vorgaben dieser und anderer Richtlinien des Unternehmens zum Datenschutz. Der Datenschutzbeauftragte berät und unterrichtet die Unternehmensleitung hinsichtlich bestehender Datenschutzpflichten und ist zuständig bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Ausgewählte Prozesse werden stichprobenartig, risikoorientiert und in angemessenen Zeitabständen durch ihn auf ihre Datenschutzkonformität hin kontrolliert.

• 5 Umgang mit personenbezogenen Daten

(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, eine gesetzliche Norm erlaubt explizit den Datenumgang.

(2) Personenbezogene Daten von Beschäftigten der Reif Bauunternehmung GmbH & Co. KG werden nur verarbeitet, soweit dies im Sinne des § 26 BDSG-neu für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist oder wenn der Beschäftigte ausdrücklich eingewilligt hat.

(3) Personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten oder sonstigen Dritten dürfen nach der DSGVO grundsätzlich verarbeitet werden:

–     Bei einem bestehendes Vertragsverhältnis mit dem Betroffenen.

Beispiel: Die Speicherung und Verwendung erforderlicher personenbezogener Daten im Rahmen eines Darlehensvertrages.

–     Im Zuge vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Betroffenen sowie der Vertragsabwicklung mit dem Betroffenen.

Beispiel: Kunde K fordert Informationen zu Produkt X an und erwirbt dieses. Die erforderlichen Daten zur Zusendung des Informationsmaterials sowie zur Abwicklung des Rechtsgeschäfts (Lieferung der Ware sowie Zahlung des Kaufpreises) dürfen verarbeitet werden.

–     Wenn und soweit der Betroffene eingewilligt hat.

Beispiel: Der Betroffene meldet sich zum Erhalt eines Newsletters an.

–     Wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht, der das Unternehmen unterliegt.

Beispiel: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO).

–     Wenn berechtigte Interessen des Unternehmens bestehen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte des Betroffenen überwiegen, insbesondere wenn es sich um ein Kind handelt. Datenverarbeitungen unter Berufung auf ein berechtigtes Interesse sollten jedoch nicht ohne vorherige Beratung durch den Datenschutzbeauftragten vorgenommen werden.

Beispiel: Die Nutzung der postalischen Anschrift zur Aussendung von Werbeschreiben.

(4) Der Betroffene ist bei der Erhebung seiner personenbezogenen Daten umfassend über den Umgang mit seinen Daten zu informieren. Die Information hat die Zweckbestimmung, die Identität der verantwortlichen Stelle, die Empfänger seiner personenbezogenen Daten sowie alle sonstigen Information im Sinne des Art. 13 DSGVO zu beinhalten, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten. Die Information ist in einer verständlichen und leicht zugänglichen Form sowie einer möglichst einfachen Sprache zu verfassen.

• 6 Datenübermittlung

(1) Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte ist nur aufgrund gesetzlicher Erlaubnis oder der Einwilligung des Betroffenen zulässig.

(2) Befindet sich der Empfänger personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, bedarf es besonderer Maßnahmen zur Wahrung von Rechten und Interessen Betroffener. Eine Datenübermittlung ist zu unterlassen, wenn bei der empfangenden Stelle kein angemessenes Datenschutzniveau vorhanden ist oder beispielsweise über besondere Vertragsklauseln nicht hergestellt werden kann.

• 7 Externe Dienstleister

(1) Sofern externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten sollen, ist der Datenschutzbeauftragte vorab zu informieren.

(2) Dienstleister mit einem möglichen Zugriff auf personenbezogene Daten sind vor der Auftragserteilung sorgfältig auszuwählen. Die Auswahl ist zu dokumentieren und sollte insbesondere die folgenden Aspekte berücksichtigen:

–     Fachliche Eignung des Auftragnehmers für den konkreten Datenumgang

–     Technisch-organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

–     Erfahrung des Anbieters im Markt

–     Sonstige Aspekte, die auf eine Zuverlässigkeit des Anbieters schließen lassen (Datenschutz- Dokumentationen, Kooperationsbereitschaft, Reaktionszeiten etc.)

(3) Soll ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag erheben, verarbeiten oder nutzen, bedarf es des Abschlusses eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Hierin sind Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte zu regeln.

(4) Der Dienstleister ist im Hinblick auf die mit ihm vertraglich vereinbarten technisch-organisatorischen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.

• 8 Rechte von Betroffenen

(1) Betroffene haben das Recht auf Auskunft über die im Unternehmen über ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten.

(2) Bei der Bearbeitung von Anträgen ist die Identität des Betroffenen zweifelsfrei festzustellen. Bei begründeten Zweifeln an der Identität können zusätzliche Angaben vom Antragsteller angefordert werden.

(3) Die Auskunftserteilung erfolgt schriftlich, es sei denn der Betroffene hat den Antrag auf Auskunft elektronisch gestellt. Der Auskunft ist eine Kopie der Daten des Betroffenen beizufügen, die, neben den zur Person vorhandenen Daten, auch die Empfänger von Daten, den Zweck der Speicherung sowie alle weiteren gesetzlich geforderten Informationen nach Art. 15 DSGVO beinhaltet, um den Betroffenen die Verarbeitung bewusst zu machen und die Rechtmäßigkeit selbst beurteilen zu lassen. Auf besonderen Wunsch des Betroffenen werden die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt. Die zuständige IT-Abteilung legt den hierfür vorzusehenden Standard fest.

(4) Betroffene haben einen Anspruch auf Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, wenn sich diese als unrichtig erweisen. Ebenso können sie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

(5) Der Betroffene hat das Recht auf Löschung seiner personenbezogenen Daten.

(6) Der Betroffene kann die Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten verlangen.

(7) Der Betroffene ist spätestens innerhalb eines Monats über alle ergriffenen Maßnahmen, die auf seinen Antrag hin erfolgt sind, zu informieren.

(8) Der Datenschutzbeauftragte steht bei der Wahrung der Betroffenenrechte beratend zur Verfügung.

• 9 Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten

(1) In Abhängigkeit der Art, des Umfangs, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit hat für jedes Verfahren eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung und Analyse hinsichtlich der Risiken für Betroffene zu erfolgen.

(2) Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten wird ein allgemeines Sicherheitskonzept in Abhängigkeit der Schutzbedarfsfeststellung und Risikoanalyse erstellt, das für alle Verfahren verbindlich ist. Hierin ist insbesondere der Stand der Technik ebenso zu berücksichtigen, wie Mittel und Maßnahmen zur Verschlüsselung und Datensicherung. Das Sicherheitskonzept ist hinsichtlich der Wirksamkeit der dort vorgesehenen technisch-organisatorischen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen, zu bewerten und zu evaluieren.

(3) Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Türen unbesetzter Räume sind zu verschließen. Wirksame Maßnahmen zur Zugangskontrolle an Geräten müssen vorhanden und aktiviert sein. Systemzugänge sind in Abwesenheit stets zu sperren.

(4) Passwörter ermöglichen einen Zugang zu Systemen und den darin gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie stellen eine persönliche Kennung des Nutzers dar und sind nicht übertragbar. Es ist sicherzustellen, dass Passwörter stets unter Verschluss gehalten werden. Passwörter müssen eine minimale Länge von zehn Zeichen aufweisen und aus einem Zeichenmix bestehen. Passwörter dürfen nicht in einem Wörterbuch vorkommen oder aus leicht zu erratenden Begriffen gebildet werden, insbesondere nicht Begriffe, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen.

• 10 Rechenschaftspflicht

Die Einhaltung der Vorgaben dieser Richtlinie muss jederzeit nachgewiesen werden können. Hierbei ist insbesondere auf die Nachvollziehbarkeit und Transparenz getroffener Maßnahmen zu achten, so beispielsweise über zugehörige Dokumentationen.

• 11 Aktualisierung der Richtlinie; Nachweisbarkeit

(1) Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen wird diese Richtlinie regelmäßig auf einen Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft.

(2) Änderungen an dieser Richtlinie sind formlos wirksam. Die Beschäftigten und leitenden Angestellten sind umgehend und in geeigneter Art und Weise über die geänderten Vorgaben in Kenntnis zu setzen.